Saber qué gastos puedes deducirte es una de las formas más directas de pagar menos IRPF e IVA sin hacer nada raro, solo aplicando bien lo que la ley ya te permite. El problema es que la normativa tiene matices, porcentajes y condiciones que generan mucha confusión. Aquí tienes la lista organizada y explicada con claridad.
Los tres requisitos que debe cumplir cualquier gasto deducible
Antes de la lista, esto es lo esencial. Para que un gasto sea deducible, Hacienda exige que cumpla tres condiciones a la vez:
- Vinculación directa con tu actividad — el gasto debe servir para generar ingresos o mantener tu negocio (lo que la Agencia Tributaria llama «principio de correlación con los ingresos»)
- Factura completa a tu nombre, con tu NIF, no basta un ticket simple si quieres deducir también el IVA
- Registro contable — debe quedar reflejado en tus libros de gastos e ingresos
Si un gasto no cumple los tres puntos, Hacienda puede rechazarlo en una inspección, así que no vale con «parecer» un gasto de empresa.
Gastos deducibles al 100%
Estos son claramente deducibles sin necesidad de calcular ningún porcentaje:
- Cuota de autónomos (RETA) — la cuota mensual que pagas a la Seguridad Social es deducible en su totalidad
- Alquiler de local u oficina dedicado exclusivamente a tu actividad
- Coworking — la factura mensual de un espacio de coworking es 100% deducible
- Material de oficina y herramientas de trabajo
- Software y suscripciones profesionales (herramientas de gestión, diseño, hosting, licencias)
- Facturas de otros profesionales: gestoría, abogados, consultores, diseñadores o programadores subcontratados
- Nóminas y cuotas de la Seguridad Social de tus empleados, si los tienes
- Publicidad y marketing de tu actividad
Gastos deducibles de forma proporcional
Aquí es donde suele haber más dudas, porque no se deduce el 100%, sino un porcentaje según el uso profesional real.
Suministros de tu vivienda (si trabajas desde casa)
Si has declarado tu vivienda como parcialmente afecta a tu actividad, puedes deducir los suministros (luz, agua, internet, gas) aplicando esta fórmula:
(m² del espacio de trabajo ÷ m² totales de la vivienda) × 30% = porcentaje deducible
Es decir, no se deduce directamente la proporción de metros cuadrados, sino el 30% de esa proporción. Es un cálculo que conviene documentar bien por si Hacienda lo revisa.
Alquiler o hipoteca de tu vivienda si trabajas desde casa
Puedes deducir la parte proporcional del alquiler (o los intereses de la hipoteca, no el principal) correspondiente al espacio dedicado a tu actividad. No es deducible el 100% de tu vivienda, solo la parte afecta al trabajo.
Teléfono móvil
Si usas el mismo teléfono para uso personal y profesional, solo puedes deducir la parte proporcional al uso profesional real, no el gasto completo.
Vehículo y combustible
Es uno de los puntos más conflictivos y donde Hacienda es más estricta. Como norma general, solo se admite la deducción si el vehículo está afecto exclusivamente a la actividad (por ejemplo, transportistas, comerciales con reparto, taxistas). Para el resto de actividades, deducir el coche suele ser complicado de justificar salvo casos concretos, así que si tu actividad no es logística o de transporte, conviene ser prudente con este gasto.
Dietas y gastos de manutención
Las comidas de trabajo con clientes son deducibles, pero con límites diarios claros:
- 26,67 €/día en territorio nacional sin pernocta
- 48,08 €/día en el extranjero sin pernocta
- 53,34 €/día en territorio nacional con pernocta
- 91,35 €/día en el extranjero con pernocta
Un requisito importante: desde 2018, las dietas solo son deducibles si el pago se ha hecho por medios electrónicos (tarjeta, transferencia), nunca en efectivo. Además, necesitas poder justificar el motivo de la comida y con quién fue — las comidas del día a día sin relación con un cliente o proyecto no son deducibles.
Gastos de difícil justificación (sin factura)
Existe una deducción adicional pensada para pequeños gastos cotidianos que no siempre generan factura completa. Si tributas en estimación directa simplificada, puedes deducir automáticamente un 5% de tu rendimiento neto, con un límite de 2.000 € anuales, sin necesidad de justificarlo con facturas individuales.
Amortizaciones
Si compras un bien que vas a usar durante varios años (un ordenador, mobiliario, maquinaria), normalmente no se deduce de golpe todo el gasto en el año de la compra, sino mediante amortización: repartiendo el coste a lo largo de varios años según los porcentajes que marca la normativa para cada tipo de bien.
Lo que Hacienda NO acepta como gasto deducible
Para evitar errores comunes, ten en cuenta que normalmente no son deducibles:
- Gastos personales sin relación con la actividad (compras familiares, ropa que no sea de uso exclusivo profesional)
- Vacaciones o viajes sin justificación de motivo profesional
- El 100% de la hipoteca o alquiler de tu vivienda si solo una parte está afecta a la actividad
- Segundas viviendas o viviendas vacacionales
- Multas y sanciones, aunque estén relacionadas con tu actividad
Hacienda cruza datos con frecuencia, así que gastos como facturas de restaurantes en fin de semana o festivos (cuando no trabajas) pueden generar incoherencias fáciles de detectar.
Cuánto tiempo debes conservar tus facturas
La ley exige conservar todas las facturas y justificantes durante 4 años, que es el plazo de prescripción fiscal. Guárdalas en digital o físico, pero de forma ordenada y accesible por si Hacienda te las pide.
Caso práctico: cuánto se puede deducir un autónomo que trabaja desde casa
Un ejemplo habitual en la asesoría: una diseñadora gráfica autónoma, con vivienda de 80 m², de los cuales 12 m² son su despacho. Estos serían sus cálculos reales:
- Suministros (luz, agua, internet): 12/80 = 15% de la vivienda × 30% = 4,5% deducible sobre el total de esas facturas
- Alquiler (paga 750 €/mes): 15% de la parte del despacho = 112,50 €/mes deducibles, es decir, 1.350 €/año
- Teléfono móvil (80 € de factura mensual, con un uso profesional estimado del 40%): 32 €/mes deducibles
- Software de diseño y suscripciones (Adobe, hosting, gestoría): 100% deducible, digamos 90 €/mes
- Gastos de difícil justificación (5% del rendimiento neto, con un rendimiento anual de 24.000 €): hasta 1.200 €/año adicionales, sin necesidad de facturas
Solo con estos conceptos, esta autónoma se está deduciendo más de 3.000 € al año en gastos que muchos no aplican correctamente por desconocimiento, o que aplican mal (deduciendo el 100% del alquiler, por ejemplo, en vez del porcentaje correcto), lo que puede generar un requerimiento de Hacienda más adelante.
Resumen para no perderte
- 100% deducible sin cálculos: cuota de autónomos, alquiler de local, coworking, material, software, subcontrataciones
- Deducible por proporción: suministros de casa (regla del 30%), alquiler de vivienda, teléfono, vehículo (con muchas restricciones)
- Con límite diario: dietas y comidas de trabajo, siempre pagadas electrónicamente
- Sin factura: hasta 2.000 €/año de gastos de difícil justificación en estimación directa simplificada
Este artículo tiene fines informativos y no sustituye el asesoramiento de un gestor o asesor fiscal. Los porcentajes, límites y criterios de deducibilidad pueden actualizarse: consulta siempre la normativa vigente en la Agencia Tributaria o con tu gestoría antes de aplicar cualquier deducción.